职场效率小工具

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这些工具都是我平时工作中经常用到的，可以帮助我们提高工作效率，提升工作质量。

目标设定与管理

SMART 法则

如何设定目标

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  • S=Specific，目标必须是具体的
  • M=Measurable，目标必须是可以衡量的
  • A=Attainable，目标必须是可以达到的
  • R=Relevant，目标要与其他目标具有一定的相关性
  • T=Time-bound，目标必须具有明确的戒指期限

高效 PDCA 循环法

Plan Do Check Act, 周而复始不断进行这四个动作，一个循环中可以解决一些问题， 未解决的问题便进入到下一次循环之中，直至问题最终解决。

  • Plan (计划): 根据任务的目标和要求，制定科学的活动规划。
  • Do (执行)：按照预定的计划、标准，根据已知的信息，设计具体的、可运作的方案和计划，实现预期目标的过程。
  • Check (检查): 检查执行计划的实施方案和结果是否达到了目标。
  • Act (处理): 就是对总结检查的结果进行处理，总结经验并吸取教训。

思维与分析工具

5W2H 分析法

提供解决问题思路；问题分析，高效决策。

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（1）WHAT——做什么事情？如何才能做到？ - 确定工作任务
（2）WHY——为什么要做？理由是什么？ - 确定工作目的
（3）WHO——有谁参与？谁来完成？ - 确定负责人及参与人的角色和职责
（4）WHEN——什么时间开始？什么时间完成？ - 确定工作安排
（5）WHERE——在哪里做？ - 确定工作地点
（6）HOW ——要怎么做？如何实施？ - 确定具体方法
（7）HOW MUCH——做到什么程度？数量如何？费用如何？ - 盘点资源和数据

SWOT 分析法

Strength Weakness Opportunity Threats, 态势分析法, 将研究对象(人、公司、产品)密切相关的内部优劣势和外部机会威胁进行系统分析，得出决策性结论。

  • S即strength（优势），是指企业自身拥有的特长或者资源，是有竞争优势的。
  • W即weakness（劣势），是指与竞争对手相比，做的不太好或没有竞争优势的地方。
  • O即opportunity（机会），是指外部环境可以寻求的发展机会。
  • T即threats（威胁），是指外部环境有可能对企业造成的不利因素。

金字塔原理

理清逻辑思路；先总后分思维模式。任何问题都可以归纳出一个中心论点，并由多个论据支持，如此延伸，状如金字塔。

这篇讲解的非常清晰，可供参考，【庞颖】专治嘴笨，帮你更高效地思考、表达和解决问题 ｜奇葩说辩手庞颖 x 《金字塔原理》

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一、结论先行，以上统下：
先说结论，再说理由，每个理由在双击展开，上一层是下一层的总结和归纳，下一层是对上一层具体的展开的解释；

二、归纳分组：
表达的事物内容用第一第二第三罗列，这是最容易记得方法；

三、逻辑统一：
分“线性逻辑”和“平行逻辑”两者不能混用，线性逻辑让人感觉重复啰嗦，还不可与平性逻辑共同使用，“平行逻辑”是更精简，更容易被听懂接受的方法；

四、提炼更高的洞见：
从上面第二点的归纳分组延伸，找到事物之间的顺序关系，总结共性，发现更多的问题；

五、结构化拆解分题，MECE(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive) 结构性解决：
把总体拆分成部分且部分之间不重合，帮我们更加有结构性系统性的分析问题找出解决问题

整体拆分成部分，之间是不重合的。
部分整合起来，是一个整体。

项目管理工具

WBS 工作分解法

Work Breakdown Structure，工作分解结构；拆解工作项目分配

分解原则

  • 将主体项目逐步细化分解，每个人物要求分解到不能再细化为止，最底层的任务活动直接分派到个人完成。即项目→任务→工作→日常活动

分解方式

  • 基于交付成果，上层一般以可交付成果为导向；下层一般为可交付成果的工作内容
  • 基于工作过程，一般是将上层按照工作流程分解，下层按照工作内容划分

甘特图

  • 可视化展现项目进度，还可详细区分出计划和实际活动完成情况
  • 适合小型项目，绘制项一般不超过30项，过多会导致增加阅读难度

决策与优先级管理

决策树

  • 决策树一般是自上而下生成的，每个决策或事件(即非自然状态)都可能引出两个或多个时间，导致不同结果
  • 决策树一般由方块节点、圆形节点、方案支、概率支等组成
  • 应用决策树进行决策时，必须具备目标、方案、变量、损益和概率等条件

时间管理矩阵

时间安排规划

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重要且紧急：优先去做
重要但不紧急：有计划的去做，避免成为重要且紧急
紧急但不重要：交给别人做（不认同此观点）
不紧急不重要：尽量少做

tips：推荐高效能人士的七个习惯里的时间管理方式

团队与沟通分析

DISC 矩阵

沟通策略，提升沟通效率；

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DISC矩阵分析模型类似于一种测评工具，目的是通过预测他人行为性格的倾向性，更好的了解他人，获得最佳沟通策略，提高沟通效率。

D：Dominance属于老板型／指挥者，表现为目标明确、执行力强。不要挑战主控这类人整个沟通的欲望，显现出接纳和温和的态度，利用提供建议和暗示的方式让人更容易接受。
I：Influence属于社交型／影响者，表现为热爱分享、外向活泼。渴望认同和赞美；沟通前提，建立良好的社交关系，激励他们接受新主张或建议；完全对立的方式只会带来负面效果。
S：Steadiness属于被动型／支持者，表现为依赖和迁就。隐忍，渴望尊重和支持，给予对方帮助、安慰和指导。
C：Compliance属于修正型／思考者，表现为注重细节、追求卓越。工作中要拿出实际数据，证明理论无误；生活上，要有理有据不能胡编乱造不经过大脑。

分析与解决问题

麦肯锡七步分析法

理清解决问题思路

  • 明确问题
    拆解维度：目的、效果、效率、标准等
    • 清晰的问题描述
    • 界定问题考虑的方向
  • 分解问题
    运用结构化图标，根据问题描述拆解成多个全面且、清晰易于操作的子议题，或是提出以事实的假设
  • 优先排序
    需根据关键要素、重要性程度进行排序
  • 议题分析
    根据重要问题将与其香馆的关键影响因素进行分类及分工，并制定详细地可事实计划
  • 关键因素分析，分析方法如下
    • 因果分析: 为了确定引起某一现象变化原因的分析，主要解决“为什么”的问题
    • 标杆分析: 是一个系统的、持续性的评估过程，通过不断地将企业流程与世界上居领先地位的企业相比较，以获得帮助企业改善经营绩效的信息
    • 趋势分析: 通过对有关指标的各期对基期的变化趋势的分析，从中发现问题，为追索和检查账目提供线索的一种分析方法。
    • 比例分析: 通过财务报表的有关指标的比率计算，分析企业财务状况和经营成果，了解企业发展前景的分析方法
    • 模型分析
  • 综合确认
    对前面的计划进行分析，优化，不断完善工作计划
  • 组织实施
    • 让相关人员了解分析的结果与行动方案，按既定的计划进行实施
    • 对实施过程进行监督、跟踪、反馈